I. Các quy tắc cốt lõi (Mà các đại lý hải quan phải tuân thủ)
1. Đơn vị vận hành và người nhận hàng/người gửi hàng trên tờ khai hải quan phải hoàn toàn trùng khớp với tên đã đăng ký với Hải quan.
2. Sau khi thay đổi tên doanh nghiệp, việc đăng ký hải quan phải được cập nhật.trong vòng 30 ngày(Quyết định số 253 của Tổng cục Hải quan).
3. Giai đoạn chuyển tiếp: Thanh lý toàn bộ hàng hóa mang tên cũ trước khi chuyển sang tên mới; tuyệt đối không được trộn lẫn tên cũ và tên mới.
4. Sáp nhập và mua lại xuyên biên giới:Đơn vị trong nước phải tuân theo quy định của Hải quan Trung Quốc đối với các thay đổi; đơn vị nước ngoài chỉ được phép thay đổi chứng từ, không được phép thay đổi tờ khai hải quan.
II. 3 Tình huống phổ biến nhất về “Tên cũ và tên mới không nhất quán” + Quy trình tiêu chuẩn dành cho các nhà môi giới hải quan
Tình huống 1: Hải quan đã cập nhật tên mới, nhưng vận đơn (B/L) / bản kê khai hàng hóa vẫn ghi tên cũ.
Vấn đề:Tên người nhận hàng trong bản kê khai là tên cũ; tên đăng ký hải quan là tên mới → lỗi hệ thống, không thể giải phóng hàng.
Thủ tục đại lý hải quan:
1. Ưu tiên: Sửa đổi bản kê khai(Nhanh nhất và ổn định nhất). Liên hệ với hãng vận chuyển/hãng hàng không để sửa đổi tên người nhận hàng trong bản kê khai vận đơn sang tên mới.
2. Nếu việc sửa đổi đã quá muộn(Lịch trình dày đặc / Đã đến nơi)Người môi giới hải quan nộpGói 3 tài liệuĐể xem xét lại cẩm nang Hải quan:
• Giấy chứng nhận đổi tên (có đóng dấu công nghiệp và thương mại)
• Giấy phép kinh doanh cũ và mới
• Bản tường trình về hoàn cảnh + thư bảo lãnh (mẫu dành cho môi giới)
• Sau khi được Hải quan chấp thuận,Khai báo dưới tên mới kèm theo các giấy tờ chứng minh để được thả.
Tình huống 2: Hải quan chưa cập nhật tên mới, khách hàng muốn khai báo theo tên mới.
Vấn đề:Khách hàng đã đổi tên nhưng chưa hoàn tất thủ tục hải quan → việc sử dụng trực tiếp tên mới sẽ dẫn đến bị từ chối.
Thủ tục đại lý hải quan:
1. Kiên quyết bác bỏ tuyên bố dưới tên mới.
2. Tiếp tục xử lý tất cả hàng hóa đang vận chuyển/chưa được giải phóng.dưới tên cũ.
3. Đồng thời hướng dẫn khách hàng thực hiện các bước sau:
Thay đổi công nghiệp và thương mại → đăng ký thương mại quốc tế → khắc dấu mới →Thay đổi hải quan(Cửa sổ đơn).
4. Chỉ sử dụng tên mới sau khi quá trình thay đổi hoàn tất.
Kịch bản 3: Thực thể thay đổi sau sáp nhập và mua lại, công ty cũ sẽ bị hủy đăng ký/sáp nhập.
Vấn đề:Tên cũ sẽ bị hủy bỏ, tên mới sẽ được đăng ký, nhưng các hợp đồng cũ/vận đơn cũ vẫn còn hiệu lực.
Thủ tục đại lý hải quan:
1. Cung cấp:Thỏa thuận mua bán và sáp nhập + giấy chứng nhận sáp nhập + thông báo phê duyệt công nghiệp và thương mại.
2. Giấy phép hải quan:
• Khai báo theotên mớivớitài liệu cũ
• Đính kèm “bản tuyên bố về việc sáp nhập/thay đổi tên doanh nghiệp”
• Đối với bản kê khai có tên cũ: tương tự như trên –Chỉnh sửa bản kê khai hoặc nộp tài liệu để được phê duyệt thủ công.
III. Quy trình chuẩn thực tiễn dành cho đại lý hải quan (từng bước)
1) Trước khi đổi tên: Quá trình chuyển đổi suôn sẻ (An toàn nhất)
• Xử lý tất cả hàng hóa đang vận chuyển, chưa được giải phóng và đã đến.dưới tên cũ.
• Thống nhất các hợp đồng, hóa đơn, phiếu đóng gói, vận đơn và giấy ủy quyền theotên cũ.
• Chuẩn bị trước các giấy tờ sau: giấy chứng nhận đổi tên công ty, giấy phép kinh doanh mới, hợp đồng mua bán và sáp nhập (đã đóng dấu).
2) Trong quá trình đổi tên: Cập nhật thông tin hải quan (Người môi giới hải quan có thể thực hiện thay)
• Cửa sổ đơn → Chứng nhận doanh nghiệp → Đăng ký đại lý hải quan →Biến đổi.
• Tải lên: giấy phép kinh doanh mới, giấy chứng nhận đổi tên doanh nghiệp.
• Cập nhật đồng thời:
• Thẻ IC cổng E
• Sổ tay hướng dẫn / sổ kế toán / thanh toán thuế hợp nhất / giấy bảo lãnh
•Tiếp tục khai báo dưới tên cũ cho đến khi quá trình thay đổi hoàn tất.
3) Sau khi đổi tên: Sử dụng chính thức tên mới
• Từ ngày sau khi hoàn thành: Tất cả các tuyên bốdưới tên mới.
• Đối với các tài liệu cũ chưa được xử lý: Đính kèmvật liệu thay đổivà công bố dưới tên mới để phát hành.
• Xuất khẩu phải đảm bảo:Khai báo = Bản kê khai = Tính nhất quán của vận đơn.
IV. Danh sách các giấy tờ cần thiết dành cho đại lý hải quan (Yêu cầu từ khách hàng)
1. Thông báo chấp thuận thay đổi tên
2. Giấy phép kinh doanh cũ và mới
3. Biên lai thay đổi đăng ký hải quan
4. Thỏa thuận sáp nhập và mua bán (các trang quan trọng đã được niêm phong)
5. Bản tường trình về hoàn cảnh (mẫu dành cho môi giới)
6. Thư bảo lãnh (đối với tờ khai có tên cũ)
7. Biên lai trả tiền thẻ E-Port
Tóm lại, việc sáp nhập và mua lại (M&A) cũng như thay đổi tên công ty là hoàn toàn có thể quản lý được. Trong giai đoạn chuyển tiếp, phương pháp an toàn nhất đối với các nhà môi giới hải quan là:Hãy sử dụng tên cũ bất cứ khi nào có thể trước khi cập nhật đầy đủ hồ sơ; khi các thay đổi bắt đầu, hãy sử dụng biên lai hoặc tiền gửi để thông quan hàng hóa và tránh việc phải khai báo bắt buộc.
Thời gian đăng bài: 09/05/2026