Bài viết được đăng lại từ “Digital Dharma Circle”: Một bài viết để hiểu: Mối quan hệ giữa ERP và CRM, MRP, PLM, APS, MES, QMS, WMS, SRM.
Ngày nay, dù là các công ty sản xuất, thương mại hay các doanh nghiệp dự án, mỗi khi đề cập đến chủ đề số hóa và tin học hóa, bối cảnh thường như sau:
◦ Sếp: “Chúng ta có nên triển khai hệ thống ERP không?”
◦ Trưởng bộ phận vận hành: “Giờ chúng ta cũng cần một hệ thống CRM nữa chứ?”
◦ Trưởng bộ phận sản xuất: “Còn hệ thống MES thì sao? Không có hệ thống đó thì có vẻ lạc hậu.”
◦ IT: “Thực ra, APS, PLM, QMS, WMS, SRM… tất cả đều khá quan trọng.”
Sau đó, phòng họp im lặng trong 3 giây.
Không ai dám đưa ra câu hỏi vì không ai có thể giải thích rõ ràng: Mối quan hệ giữa các hệ thống này chính xác là gì? Hệ thống nào tiên tiến hơn? Có nhiều hơn có nghĩa là bạn có khả năng hơn?
Trong bài viết hôm nay, tôi sẽ không đứng về phía nhà cung cấp hay công ty tư vấn nào. Tôi chỉ trình bày quan điểm từ góc độ hoạt động kinh doanh thực tế và làm rõ các hệ thống này:
● Những việc họ làm
● Những vấn đề mà họ giải quyết
● Mối quan hệ của họ với ERP
● Khi nào nên áp dụng và khi nào không nên áp dụng
Hãy nhớ chỉ một câu:
ERP không phải là đối lập với tất cả các hệ thống khác; nó chính là hệ thần kinh trung ương.
1. Trước tiên, chúng ta hãy làm rõ điểm gây nhầm lẫn nhất:
ERP(Hệ thống hoạch định nguồn lực doanh nghiệp)Nó không phải là một chức năng cụ thể; nó là một tập hợp các nền tảng hoạt động.
Nhiều người khi nghĩ về ERP thường liên tưởng ngay đến: hệ thống tài chính, quản lý kho, lập hóa đơn và kế toán… Điều này chỉ đúng khoảng 30%. Một hệ thống ERP thực sự hoàn thiện về cơ bản bao gồm ba yếu tố:
1. Thống nhất các tiêu chuẩn dữ liệu
2. Tích hợp các quy trình kinh doanh
3. Lồng ghép các quy tắc vận hành
Nói cách khác:
Hệ thống ERP quản lý cách thức hoạt động của toàn doanh nghiệp, chứ không phải cách thức hoạt động của một bộ phận cụ thể.
Vì vậy, các hệ thống mà bạn sẽ nghe đến sau này—CRM, MRP, PLM, APS, MES, QMS, WMS, SRM—không hệ thống nào thay thế được ERP. Chúng hoặc là các chức năng phụ của ERP hoặc là phần mở rộng của ERP.
Chúng ta hãy cùng phân tích từng cái một.
II. ERP và CRM: Một hệ thống quản lý cách thức tạo ra lợi nhuận, hệ thống còn lại quản lý việc giữ chân khách hàng.
CRM (Quản lý quan hệ khách hàng) làm những gì?
Nói một cách đơn giản, CRM chỉ làm một việc: biến quy trình bán hàng dựa trên cảm tính thành một quy trình có thể quản lý, xem xét và lặp lại được.
Nội dung tập trung vào:
• Nguồn khách hàng (khách hàng tiềm năng)
• Ai là người theo dõi (nhân viên bán hàng)?
• Quá trình theo dõi đang ở giai đoạn nào?
• Liệu có nguy cơ mất đi thỏa thuận hay không.
• Liệu có thể bán thêm sản phẩm sau khi chốt đơn hàng hay không?
Vậy hệ thống ERP quản lý những gì?
Hệ thống ERP quan tâm đến:
• Liệu đơn đặt hàng này có thể được chấp nhận hay không
• Chi phí là bao nhiêu?
• Liệu lợi nhuận gộp có thể được tính toán rõ ràng hay không
• Liệu quy trình vận chuyển, lập hóa đơn và thu tiền có tạo thành một vòng khép kín hay không.
Bạn có thể hiểu theo cách này: CRM quản lý khâu tiếp nhận khách hàng trực tiếp, còn ERP quản lý khâu hỗ trợ phía sau.
Các giao dịch được chốt trong CRM, và được hoàn tất, thanh toán và hạch toán trong ERP.
Nếu không có ERP, ngay cả khi có nhiều giao dịch trong CRM, việc quản lý tài chính, kho hàng và giao hàng sẽ trở nên hỗn loạn. Nếu không có CRM, ngay cả khi có một hệ thống ERP hoàn chỉnh, hoạt động bán hàng trực tiếp sẽ hoàn toàn dựa vào việc theo dõi và cảm tính thủ công.
Tóm lại: Đối với các doanh nghiệp định hướng doanh số, điều đó là cần thiết.CRM + ERPCùng nhau làm việc, không chọn bên này hơn bên kia.
III. ERP và MRP: MRP không phải là một hệ thống độc lập, mà là một năng lực.
Đây là điều bị hiểu lầm nhiều nhất.
MRP thực chất là gì?
MRP = Lập kế hoạch nhu cầu vật tư. Logic cốt lõi của nó chỉ gói gọn trong một câu:
Dựa trên đơn đặt hàng và hàng tồn kho, hãy tính toán cần mua gì, mua bao nhiêu và khi nào cần mua.
Lưu ý, tôi đã nói là tính toán.
Nó có mối liên hệ như thế nào với hệ thống ERP?
Trong hệ thống ERP hiện đại: MRP về cơ bản là một trong những mô-đun cốt lõi của ERP. Nói cách khác: nếu thiếu dữ liệu nền tảng từ ERP (định mức nguyên vật liệu, tồn kho, đơn đặt hàng), các tính toán MRP sẽ không thể chính xác.
Nếu bạn mua một hệ thống MRP độc lập, rất có thể:
• Dữ liệu cần được nhập thủ công.
• Kết quả cần được đánh giá thủ công
• Bạn vẫn dựa vào trực giác sau khi tính toán.
Vấn đề của nhiều doanh nghiệp không phải là thiếu hệ thống MRP, mà là:
• Danh mục vật liệu (BOM) không chính xác
• Kiểm kê không chính xác
• Thay đổi trật tự hỗn loạn
Rồi họ lại đổ lỗi cho hệ thống. Nếu các tính toán MRP không chính xác, 90% trường hợp đó là vấn đề về dữ liệu cơ bản, chứ không phải vấn đề về thuật toán.
IV. ERP và PLM: Một hệ thống quản lý cách bán hàng, hệ thống kia quản lý cách thiết kế
PLM làm những gì?
PLM = Quản lý vòng đời sản phẩm. Nó tập trung vào:
• Cấu trúc sản phẩm (BOM)
• Bản vẽ, tài liệu quy trình
• Thay đổi phiên bản
• Tiêu chuẩn kỹ thuật
Tóm lại, PLM quản lý sản phẩm từ khâu thiết kế đến khi hoàn thiện.
Hệ thống ERP cần đến hệ thống quản lý vòng đời sản phẩm (PLM) khi nào?
Nếu bạn hoạt động trong lĩnh vực sản xuất phi tiêu chuẩn, có nhiều phiên bản sản phẩm hoặc thường xuyên thay đổi thiết kế, thì chức năng quản lý định mức nguyên vật liệu (BOM) tích hợp trong hệ thống ERP có thể không đáp ứng đủ nhu cầu.
Ở giai đoạn này, bạn cần PLM để quản lý dữ liệu kỹ thuật ban đầu và ERP để xử lý sản xuất, mua sắm và chi phí ở khâu hậu cần, tức là:
• PLM quyết định những gì sẽ được sử dụng trong thiết kế.
• Hệ thống ERP quyết định những gì cần mua, sử dụng và chi tiêu bao nhiêu.
Nếu hai hệ thống không được tích hợp, vấn đề rất có thể xảy ra là: bản vẽ là phiên bản V3, bộ phận mua sắm mua hàng theo phiên bản V2, chi phí được tính toán dựa trên phiên bản V1, và sau đó toàn bộ công ty cùng phải chịu trách nhiệm.
V. ERP và APS: Một bên tính toán xem việc đó có nên được thực hiện hay không, bên kia tính toán cách lập kế hoạch thực hiện hợp lý nhất.
APS làm những gì?
APS = Lập kế hoạch và Lịch trình Nâng cao. Nó giải quyết một tình huống cụ thể và khó khăn: quá nhiều đơn đặt hàng, nguồn lực hạn chế, thời hạn gấp rút và việc lập lịch thủ công không thể đáp ứng được.
APS tập trung vào công suất thiết bị, trình tự quy trình, chi phí chuyển đổi và ưu tiên giao hàng.
Hệ thống ERP không thể xử lý việc lập kế hoạch sản xuất sao?
Điều đó hoàn toàn có thể, nhưng ERP thiên về lập kế hoạch tổng quát, trong khi APS lại hướng đến lập kế hoạch chi tiết hơn.
Bạn có thể hiểu nó như sau:
• Hệ thống ERP cho bạn biết: Cần sản xuất bao nhiêu trong tháng này
• APS cho bạn biết: Máy này nên hoạt động theo thứ tự nào trước tiên vào sáng mai?
Khi nào thì nên triển khai APS?
Không nhất thiết phải khi bạn đạt đến một quy mô nhất định, mà là khi bạn đáp ứng được những đặc điểm sau:
• Đa dạng sản phẩm, số lượng ít
• Thay đổi ngày giao hàng thường xuyên
• Những điểm nghẽn rõ ràng về thiết bị
Nếu không, ngay cả khi đã triển khai APS, bạn vẫn có thể có những biểu đồ Gantt đẹp mắt trong khi thực tế sản xuất vẫn không tuân theo chúng.
VI. ERP và MES: Một hệ thống đặt tại văn phòng, hệ thống còn lại đặt tại xưởng sản xuất.
MES quản lý những gì?
MES = Hệ thống Quản lý Sản xuất. Hệ thống này giám sát:
• Thực hiện lệnh công việc
• Báo cáo quy trình
• Tình trạng thiết bị
• Ngoại lệ sản xuất
Nói tóm lại, MES quản lý những gì thực sự diễn ra trên dây chuyền sản xuất.
Hệ thống ERP quản lý những gì?
Hệ thống ERP quản lý kế hoạch, chi phí, vật tư và thanh toán.
Vấn đề đối với nhiều doanh nghiệp là các kế hoạch ERP trông rất đẹp, nhưng việc thực thi tại xưởng sản xuất lại hoàn toàn dựa vào các nhóm WeChat và bảng trắng. Cuối cùng, dữ liệu trong ERP đều được nhập sau khi sự việc đã xảy ra.
Cách tiếp cận đúng là:
• Kế hoạch giải quyết vấn đề ERP
• MES cung cấp phản hồi theo thời gian thực về quá trình thực thi
• Chi phí và tiến độ tự động được tính toán lại.
Nếu không, ERP sẽ mãi mãi chỉ là hệ thống dành riêng cho "lãnh đạo".
VII. ERP và QMS: Một hệ thống quản lý kết quả, hệ thống kia quản lý quy trình
Hệ thống quản lý chất lượng (QMS) làm gì?
QMS = Hệ thống quản lý chất lượng.Nó giám sát:
● Kiểm tra đầu vào
● Kiểm tra trong quá trình sản xuất
● Kiểm tra xuất kho
● Các điểm không phù hợp, biện pháp khắc phục, biện pháp phòng ngừa
Liệu mô-đun quản lý chất lượng trong hệ thống ERP có đủ chức năng cần thiết?
Đối với các doanh nghiệp nhỏ thì có. Còn đối với các ngành công nghiệp có yêu cầu chất lượng cao thì không.
Vì mô-đun chất lượng trong hệ thống ERP thường tập trung nhiều hơn vào việc ghi nhận và kết quả, trong khi hệ thống quản lý chất lượng (QMS) nhấn mạnh hơn vào:
● Kiểm soát quy trình
● Khả năng truy xuất nguồn gốc
● Cải tiến có hệ thống
Hệ thống quản lý chất lượng (QMS) chịu trách nhiệm về cách thức quản lý chất lượng, trong khi hệ thống hoạch định nguồn lực doanh nghiệp (ERP) chịu trách nhiệm về cách thức kết quả chất lượng ảnh hưởng đến chi phí và thời gian giao hàng.
VIII. ERP và WMS: Một hệ thống quản lý sổ sách, hệ thống kia quản lý địa điểm.
Hệ thống quản lý kho (WMS) làm những gì?
WMS = Hệ thống quản lý kho. Nó giải quyết các vấn đề sau:
● Quản lý địa điểm
● Chọn đường đi
● Số lô, ngày hết hạn
● Mã vạch, quét
Hệ thống ERP không phải cũng có chức năng quản lý kho hàng sao?
Đúng vậy, nhưng hệ thống ERP tập trung nhiều hơn vào tài khoản số lượng và tài khoản giá trị, trong khi hệ thống WMS quản lý:
● Nơi hàng hóa được đặt
● Cách để có được chúng
● Ai đã sai?
Khi nào bạn cần hệ thống quản lý kho (WMS)?
Khi bạn gặp phải:
● Số lượng hàng tồn kho chính xác, nhưng vị trí lưu trữ lại lộn xộn.
● Việc tìm kiếm hàng hóa phụ thuộc vào kinh nghiệm
● Chi phí vận chuyển hàng hóa sai rất cao.
Đó là kịch bản điển hình cho hệ thống ERP + WMS.
IX. ERP và SRM: Một hệ thống quản lý các quy trình nội bộ, hệ thống kia quản lý sự hợp tác với nhà cung cấp.
SRM làm những gì?
SRM = Quản lý mối quan hệ nhà cung cấpNó giám sát:
● Hiệu suất của nhà cung cấp
● Thời gian giao hàng, chất lượng
● Hợp tác hòa giải
● Minh bạch trong mua sắm
Liệu mô-đun mua sắm trong hệ thống ERP có đủ chức năng cần thiết không?
Đúng vậy, nhưng nó chỉ giải quyết các quy trình nội bộ.
SRM giải quyết các vấn đề hợp tác giữa các tổ chức, chẳng hạn như:
● Nhà cung cấp xác nhận đơn đặt hàng trực tuyến
● Đối chiếu trực tuyến
● Xử lý vấn đề chất lượng theo vòng khép kín
X. Tóm tắt cuối cùng
Bạn có thể dễ dàng ghi nhớ sơ đồ mối quan hệ này:
● ERP: Trung tâm vận hành doanh nghiệp
● CRM: Giao diện bán hàng
● MRP: Khả năng tính toán vật liệu
● PLM: Nguồn sản phẩm và công nghệ
● APS: Công cụ lập lịch nâng cao
● MES: Công cụ quản lý sản xuất tại xưởng
● QMS: Hệ thống quản lý chất lượng
● WMS: Quản lý kho hàng
● SRM: Hợp tác chuỗi cung ứng
Không phải cứ nhiều hệ thống thì sẽ tốt hơn.
Hơn là,Liệu vấn đề khó khăn nhất hiện tại của bạn có đáng để giải quyết bằng một hệ thống chuyên dụng hay không?
——Hết—
Thời gian đăng bài: 30 tháng 1 năm 2026