Việc chính thức đưa vào sử dụng chức năng thỏa thuận ủy quyền trong hệ thống kiểm tra lãnh thổ “Một cửa” thương mại quốc tế là một bước tiến quan trọng hướng tới việc tăng cường tạo điều kiện thuận lợi cho thủ tục hải quan và có tác động sâu sắc đến công tác kiểm tra và khai báo kiểm dịch của các đại lý xuất khẩu.
Thay đổi cốt lõi:Trong hệ thống kiểm tra lãnh thổ “Một cửa”,Thỏa thuận ủy quyền điện tửđã trở thành điều kiện tiên quyết bắt buộc để khai báo. Nếu không có thỏa thuận ủy quyền trực tuyến hợp lệ giữa các doanh nghiệp liên quan, hệ thống sẽkhông tự động phát hành Sổ cái điện tử(ngoại trừ trường hợp tạm thời đối với Đơn xin đóng gói hàng hóa nguy hiểm xuất khẩu).
Tầm quan trọng của sổ cái điện tử:Sổ cái điện tử là một tài liệu quan trọng cho việc khai báo và thông quan hàng hóa xuất khẩu. Nếu không có nó, hàng hóa không thể được khai báo xuất khẩu một cách bình thường. Do đó, sự thay đổi này ảnh hưởng trực tiếp đến việc hoạt động kinh doanh có thể diễn ra suôn sẻ hay không.
Những thay đổi và tác động cụ thể đối với công việc khai báo của đại lý xuất khẩu
1. Thay đổi cơ bản trong công tác chuẩn bị trước khi khai báo
Quá khứ:Có thể chỉ cần thu thập các giấy ủy quyền bằng văn bản hoặc đảm bảo ghi đúng mối quan hệ trong quá trình khai báo.
Hiện nay:Điều đó là bắt buộctrướcTiến hành kiểm tra và khai báo cách ly để đảm bảo tất cả các bên liên quan đã hoàn tất việc ký kết trực tuyến thỏa thuận Giấy ủy quyền điện tử trên nền tảng “Cửa sổ đơn”. Nhiệm vụ này phải được bạn (người đại diện) hướng dẫn và thúc giục khách hàng của mình hoàn thành.
2. Cần phân biệt rõ ràng các loại hình kinh doanh và ký kết các thỏa thuận tương ứng.
Bạn phải xác định những bên nào cần ký kết thỏa thuận dựa trên loại tuyên bố. Điều này không còn là câu nói chung chung "chỉ cần có người ủy quyền là đủ" mà đòi hỏi sự chính xác về vai trò cụ thể trong doanh nghiệp.
Tình huống 1: Kiểm tra hàng hóa xuất khẩu và khai báo kiểm dịch (Thường gặp nhất)
● Các thỏa thuận bắt buộc:
- Thỏa thuận ủy quyền giữaĐơn vị ứng tuyểnvàNgười gửi hàng.
- Thỏa thuận ủy quyền giữaNgười gửi hàngvàĐơn vị sản xuất.
Ví dụ minh họa:
(1) Bạn (Nhân viên môi giới hải quan A) đóng vai trò làĐơn vị ứng tuyển, đại diện cho một công ty thương mại (Công ty B) xuất khẩu một lô hàng do nhà máy (Nhà máy C) sản xuất.
(2) Mối quan hệ tan vỡ:
Đơn vị nộp đơn = Nhà môi giới hải quan A
Bên gửi hàng = Công ty B
Đơn vị sản xuất = Nhà máy C
(3) Bạn cần đảm bảo việc ký kết của:
Đại lý hải quan A ←→ Công ty B (Đơn vị nộp đơn ủy quyền cho người gửi hàng)
Công ty B ←→ Nhà máy C (Bên gửi hàng ủy quyền cho đơn vị sản xuất)
Kịch bản thứ hai: Khai báo bao bì hàng hóa nguy hiểm xuất khẩu
● Các thỏa thuận bắt buộc:
- Thỏa thuận ủy quyền giữaĐơn vị ứng tuyểnvàNhà sản xuất bao bì.
- Thỏa thuận ủy quyền giữaĐơn vị ứng tuyểnvàĐơn vị người dùng đóng gói.
● Ví dụ minh họa:
(1) Bạn (Nhân viên môi giới hải quan A) đóng vai trò làĐơn vị ứng tuyển, khai báo bao bì được sử dụng cho các sản phẩm (hàng hóa nguy hiểm) của một doanh nghiệp hóa chất (Công ty D). Bao bì được sản xuất bởi Nhà máy E và được Công ty D tự vận chuyển.
(2) Mối quan hệ tan vỡ:
Đơn vị nộp đơn = Nhà môi giới hải quan A
Nhà sản xuất bao bì = Nhà máy E
Đơn vị sử dụng bao bì = Công ty D
(3) Bạn cần đảm bảo việc ký kết của:
Nhân viên môi giới hải quan A ←→ Nhà máy E(Đơn vị nộp đơn ủy quyền cho Nhà sản xuất bao bì)
Nhân viên môi giới hải quan A ←→ Công ty D(Đơn vị nộp đơn ủy quyền cho Đơn vị sử dụng bao bì)
Ghi chú:Tình huống này hiện tại chưa bị ảnh hưởng bởi quy định mới, nhưng chúng tôi đặc biệt khuyến nghị nên hoạt động theo tiêu chuẩn này để chuẩn bị cho các yêu cầu trong tương lai hoặc các quy định hải quan địa phương bổ sung.
1.Vai trò của người đại diện chuyển từ “người thực thi” sang “người điều phối” và “người xem xét”.
Công việc của bạn hiện bao gồm các khía cạnh phối hợp và xem xét quan trọng:
● Điều phối:Bạn cần giải thích các quy định mới cho người gửi hàng (khách hàng trực tiếp của bạn) và hướng dẫn họ cách hoàn tất việc ký kết thỏa thuận với nhà máy sản xuất của họ trên hệ thống Cửa sổ đơn. Điều này có thể bao gồm việc đào tạo khách hàng của bạn.
● Ôn tập:Trước mỗi lần tuyên bố, bạn phải đăng nhập vào Hệ thống quản lý tập trung (Single Window), vào mô-đun “Thỏa thuận ủy quyền” (Power of Attorney Agreement), vàXác nhận rằng tất cả các thỏa thuận cần thiết đã được ký trực tuyến và đang ở trạng thái hợp lệ.Đây nên trở thành một bước bắt buộc trong Quy trình vận hành tiêu chuẩn (SOP) mới của bạn.
2.Năng lực kiểm soát rủi ro cần được nâng cao.
● Làm rõ trách nhiệm: Việc ký kết các thỏa thuận điện tử giúp ghi nhận mối quan hệ ủy quyền trong hệ thống hải quan, làm rõ các mối quan hệ pháp lý. Là một đại lý, bạn cần đảm bảo nội dung thỏa thuận là chính xác.
● Tránh gián đoạn kinh doanh:Nếu không thể tạo Sổ cái điện tử do các thỏa thuận chưa được ký kết hoặc lỗi ký kết, điều này sẽ trực tiếp dẫn đến việc hàng hóa bị tồn đọng tại cảng, phát sinh thêm phí lưu kho, phí giữ container, v.v., dẫn đến khiếu nại của khách hàng và tổn thất tài chính. Bạn phải chủ động giảm thiểu rủi ro này.
Hướng dẫn hành động dành cho đại lý xuất khẩu
- Nắm vững quy trình vận hành ngay lập tức:Hãy tải xuống và nghiên cứu kỹ chương “Thỏa thuận ủy quyền” trong sách hướng dẫn sử dụng phiên bản tiêu chuẩn “Single Window”. Làm quen với toàn bộ quy trình ký kết trực tuyến.
- Cập nhật mẫu thông báo và thỏa thuận cho khách hàng:Hãy gửi thông báo chính thức đến tất cả khách hàng hiện tại và tiềm năng để giải thích quy định mới này. Bạn có thể tạo một hướng dẫn vận hành đơn giản hoặc sơ đồ quy trình hướng dẫn khách hàng (người gửi hàng) cách ký kết thỏa thuận với các nhà máy sản xuất của họ.
- Sửa đổi danh sách kiểm tra công việc nội bộ:Thêm bước “Xác minh thỏa thuận ủy quyền” vào quy trình khai báo kiểm tra của bạn. Trước khi gửi khai báo, nhân viên được chỉ định phải xác minh rằng tất cả các thỏa thuận đã được thực hiện đầy đủ.
- Giao tiếp chủ động:Đối với các nghiệp vụ ủy quyền mới, hãy chủ động tìm hiểu và xác nhận thông tin như “Đơn vị ứng tuyển”, “Bên gửi hàng”, “Đơn vị sản xuất”, v.v., ngay khi nhận được đơn đặt hàng và lập tức tiến hành quy trình thúc giục ký kết hợp đồng. Không nên chờ đến sát ngày khai báo mới xử lý.
- Sử dụng các điều khoản miễn trừ (một cách thận trọng):Hiện tại, các ứng dụng đóng gói hàng hóa nguy hiểm xuất khẩu tạm thời không bị ảnh hưởng, nhưng tốt nhất là nên tuân thủ các quy định mới, vì chính sách có thể được cập nhật bất cứ lúc nào và các quy trình được tiêu chuẩn hóa có thể giảm thiểu khả năng xảy ra lỗi.
Tóm lại, chức năng này hiện thực hóa việc điện tử hóa, tiêu chuẩn hóa và xác thực chặt chẽ các mối quan hệ ủy quyền đối với các tờ khai kiểm dịch và kiểm dịch. Là một đại lý xuất khẩu, sự thay đổi cốt lõi của bạn là chuyển từ việc chỉ đơn thuần “xử lý các thủ tục thay mặt” sang trở thành “trung tâm điều phối và kiểm soát rủi ro” cho toàn bộ chuỗi khai báo. Việc thích ứng với sự thay đổi này sẽ giúp bạn nâng cao tính chuyên nghiệp của dịch vụ, tránh rủi ro vận hành và đảm bảo việc xuất khẩu hàng hóa của khách hàng diễn ra suôn sẻ.
Thời gian đăng bài: 24/11/2025